Você tem uma bomba relógio dentro da sua empresa. Quando está conferindo o caixa ela está lá: tic tac. Quando atende o seu cliente, ela está lá: tic tac. Quando repõe seu estoque, ela está lá: tic tac.

Você pode ouvi-la, cada dia mais próxima de explodir. Você sabe o que tem de ser feito para desarmá-la, mas sempre adia essa decisão difícil.

Recentemente, a bomba do dono de uma hamburgueria explodiu e eu entrei correndo para apagar o incêndio.

Depois de 2 anos trabalhando sem carteira assinada, um ex-funcionário o processou. Pediu um valor que ultrapassou 3 anos de salário.

Não registrar um funcionário é uma bomba relógio, e você sabe que vai explodir assim que eles saírem pela porta.

O que a lei diz sobre registrar um funcionário?

A Lei é clara, em um caso desses todos sabem o que vai acontecer e o que seu ex-funcionário deve fazer.

Quanto tempo a empresa tem para registrar um funcionário?

De acordo com o artigo 29 da CLT, o empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar a contratação, ou qualquer que seja a alteração, na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir.

Essa anotação deve conter:

• a data de admissão;
• a remuneração; e
• as condições especiais de trabalho, se houver.

Quando o empregador deve assinar a carteira de trabalho para registrar um funcionário?

Considera-se empregado toda pessoa física que prestar serviços de natureza não eventual ao empregador, sob a dependência deste e mediante salário.

Como já ressaltado, o Empregador deve registrar, em até 05 dias úteis, todos os empregados à sua disposição.

Ou seja, mesmo que seja contrato de experiência, intermitente ou de qualquer outro tipo, se o funcionário estiver à disposição do empregador, este deve fazer o registro dentro do prazo.

Não existe qualquer vantagem em não registrar seus colaboradores, ainda mais se você está inscrito no Simples Nacional, onde seu único custo trabalhista mensal é o FGTS.

Já é sua obrigação pagar férias, 13º salário, vale-transporte, horas extras e adicionais. Ignorar isso pode te fazer pagar duas vezes, e até tirar do próprio bolso os benefícios federais, como auxílios do INSS e seguro desemprego.

Quais são os riscos de não assinar a carteira de trabalho e não registrar um funcionário?

Caso não haja o registro na CTPS o vínculo (a relação empregador x empregado) pode ser verificado e reconhecido via uma ação trabalhista.

Não é por que não há anotação na carteira ou contrato que o colaborador não é empregado.

Além das multas e de um passivo considerável, há também o risco do empregado requerer o pagamento de verbas que lhe foram pagas, afinal, o empregador não tinha qualquer registro de ter pago as obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Tudo deve estar registrado. O salário, o registro de ponto, o pagamento de férias, 13º salário, horas extras, etc… assim, mesmo que aconteça um reconhecimento de vínculo o passivo a ser pago pode ser bem menor.

Quando um vínculo trabalhista pode ser reconhecido?

O vínculo, entre o trabalhador (pessoa física) e o empregador, pode ser reconhecido desde que haja:

• habitualidade, há uma programação entre os dois para trabalharem com ou sem tempo determinado;
• mediante salário, a famosa onerosidade;
• pessoalidade, ou seja, quando o empregado não pode ser substituído por outra pessoa; e
• subordinação, quando o empregado deve obedecer seu empregador.

O que prova o vínculo trabalhista?

Existem diversos meios de prova para reconhecimento do vínculo, normalmente o juíz aceita:

• depoimento de testemunhas;
• documentos, comunicações, fotos, etc, que o empregado juntou durante a prestação dos serviços;
• ou por fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego.

“Mas ítalo não tinha contrato, só de boca, ou havia contrato de PJ.”

Como já vimos, presentes os requisitos acima, não há a necessidade de contrato como CLT ou qualquer que seja o contrato, há o vínculo que será reconhecido pela justiça do trabalho, esse é um fato que você deve botar na conta.

Isso acontece, pois no direito do trabalho há o princípio da primazia da realidade sobre a forma, importa o que o tribunal reconhece como realidade naquele caso concreto, independente de documentação.

Quais as consequências de não registrar um funcionário?

Como normalmente não há registro, o empregado entra na justiça pedindo absolutamente tudo. A empresa pode ter de pagar:

• salários;
• férias;
• 13º salário;
• vale-transporte;
• horas extras;
• Adicionais (noturno, insalubridade e periculosidade);
• benefícios federais, auxílios, inclusive o desemprego (É justamente sobre isso a Súmula 389 do TST); e
• PIS, conforme Lei 07/1970;

Por exemplo, se existir a necessidade, a empresa pode ter de arcar com auxílio-doença, auxílio-maternidade ou auxílio-doença acidentário, uma vez que não recolheu quando e como deveria.

Isso sem contar com o que fica determinado nas convenções trabalhistas, em que a empresa, descumprindo o determinado nos acordos da categoria, deve pagar o exigido e ainda indenizar o funcionário.

Outra consequência de não registrar um funcionário são as sanções administrativas.

Caso as autoridades fiscalizadoras percebam alguma irregularidade no registro dos empregados, ou a inexistência deles, podem aplicar o Termo de Compromisso de Ajustamento de Conduta (TAC), para que a empresa passe a cumprir a lei corretamente.

Após apurada a irregularidade, a empresa não consegue as certidões negativas. Essas são exigidas por investidores, municípios, estados e o governo federal, para contratações, além de bancos que as exigem para empréstimos.

Qual é a multa por não assinar a carteira de trabalho e não registrar um funcionário?

A Reforma Trabalhista (Lei 13.467/2017) elevou o valor determinado no art. 47 da CLT, para aquele empregador que não registra seus funcionários, agora os valores são:

• R$ 3.000,00 (três mil reais) por empregado não registrado, acrescido de igual valor em cada reincidência.
• R$ 800,00 (oitocentos reais) por empregado, em caso de microempresa ou empresa de pequeno porte.

Caso faltem anotações na carteira, seja de jornada de trabalho, qualificação, adicionais, etc, o mesmo artigo determina uma multa de R$ 600,00 (seiscentos reais) por empregado prejudicado.

Além disso, considera-se falsidade anotar, na Carteira de Trabalho e Previdência Social ou no registro de empregado, data de admissão no emprego diversa da verdadeira.

Já imaginou? R$ 3.000,00 de multa por cada funcionário não registrado?

No caso de meu cliente, entramos correndo no processo e asseguramos que ele pagasse menos de ⅓ do que o ex funcionário pleiteava, mas isto porque fizemos um acordo utilizando nossa experiência em negociações.

Esse é nosso trabalho: apagar incêndios.

Mas o ideal é que eles nunca comecem, assim, desarmar essa bomba é a melhor coisa que você pode fazer.

Como regularizar um empregado que não teve a carteira assinada?

Essa operação é muito delicada e varia caso a caso, por isso o ideal é consultar um advogado para entender como proceder. Mas no geral, você tem duas opções:

• Desarmar a bomba, ou seja, fazer um registro retroativo.
  • Nessa você registra retroativamente seu funcionário e vai pagar, para ele e para o governo, tudo o que não foi pago nos últimos meses
  • Além disso, você provavelmente terá de pagar multas administrativas por não ter recolhido FGTS e outras contribuições, além de não ter comunicado a contratação, outra obrigação do empregador.
• Colocar a bomba em uma caixa e se preparar para a explosão.
  • Nesse caso você deve fazer uma preparação financeira, calcular aproximadamente quanto deveria realizar de pagamentos para o empregado e começar a poupar esse valor todo mês.
  • Nessa conta deve ser incluso aquilo que você deveria ter pago.
  • Fazer os pagamentos via transferência ou depósito bancário te ajuda a ter uma comprovação do que pagou, isso diminui seu passivo trabalhista.

Vamos por partes.

Como fazer um registro retroativo?

A Legislação não trata dessa hipótese. O Empregador deve pagar absolutamente tudo o que deve ao empregado, se preparar para pagar possíveis multas resultantes dessa irregularidade.

Pagando tudo, pode ser que você se livre de uma reclamação trabalhista, que te daria provavelmente ainda mais gastos, considerando honorários advocatícios, custas e etc.

Como se preparar para processos trabalhistas?

Digamos que você opte pela opção 2 e não registre seu funcionário. Caso você seja processado e o juiz reconheça o vínculo você será condenado a anotar, retroativamente, a carteira de trabalho e:

• recolher o INSS e FGTS de toda o vínculo;
• anotar a contratação no registro de empregados;
• Pagamento dos reflexos no contracheque (reflexos são as horas trabalhadas sobre o repouso, a depender da norma coletiva do sindicato da categoria);
• pagar a condenação em honorários.

Ou seja, não assinar a carteira de trabalho gera um passivo trabalhista gigantesco.

O que é passivo trabalhista?

Toda obrigação trabalhista é um passivo, algo que deve ser pago. Passivos trabalhistas são todos os benefícios quantificáveis ​​monetários que um trabalhador obtém com o tempo em uma empresa.

É muito importante quantificar corretamente quanto e o que deve ser pago, assim você consegue manter uma previsibilidade para sua empresa e não ter surpresas desagradáveis que diminuem o seu lucro.

Para você saber de fato quanto tem de passivo, e poder contingenciar esses valores, é necessário um estudo atuarial, por isso escolha um bom contador que vai te ajudar a decifrar esse valor.

Como calcular o passivo trabalhista?

O passivo aumenta com o risco dele ser cobrado.

Existem muitas incertezas quando a empresa assume essa posição de risco, de não pagar exatamente o que deve, por isso esse risco deve ser avaliado com cuidado, assim você consegue estimar com mais precisão quanto deverá desembolsar no futuro.

Chame seu contador, comece a calcular e todo mês guarde um valor para não ser pego de surpresa no futuro.

Como diminuir o passivo trabalhista?

Previna problemas trabalhistas

O primeiro passo é a prevenção jurídica, você deve ter uma atitude preventiva quanto aos problemas que podem acontecer na sua empresa. Seu RH deve estar 100% por dentro dos direitos trabalhistas e das suas obrigações.

Um escritório de confiança que pode ser consultado a qualquer momento vem BEM a calhar, assim você tem sempre um expert para te aconselhar ANTES de você precisar.

Organize seus documentos e assine-os

Tenha tudo organizado, assinado e por pastas, físicas e digitais e por colaborador. Cada um dos colaboradores deve ter sua própria pasta, com seus próprios documentos. Seja recibos ou contratos, todos os documentos deve ser fáceis de achar e com um backup.

A atualização dessas pastas deve ser mensal. Inclusive com listas de incidentes que devem ser mantidas em branco caso naquele mês em específico nada tenha acontecido. Lembre-se, organização é profissionalismo.

Agora você já tem tudo que precisa para desarmar essa bomba!

Bom, você deve ter percebido quem planta esse tipo de bomba na sua empresa, não é? Você mesmo.

A decisão é sua se vai estar correto ou se vai se estressar com isso.

Lembre-se que você já tem a obrigação de pagar seus empregados, por isso, não adianta adiar, uma hora a conta chega e ela pode ABALAR seu negócio.

Se precisar, entre em contato com nosso time.