Empreender não é fácil.

Todos que se aventuram no mundo do empreendedorismo, seja na criação de um produto ou oferecimento de um serviço tem problemas o suficiente para se preocupar, incluindo reduzir o passivo trabalhista.

Lucro e prejuízo, satisfação dos clientes, viabilidade econômica do negócio a longo prazo, expansão, digitalização, diversificação, isso sem mencionar as barreiras tributárias e regulatórias que dificultam ainda mais uma tarefa que já não é fácil.

Tenho certeza que nenhum empreendedor precisa de mais problemas para tirar seu sono à noite.

Ainda assim, muitas empresas armam uma bomba relógio debaixo do próprio nariz, e não se preocupam com ela até explodir.

Não tomar o devido cuidado com as obrigações trabalhistas da sua empresa não parece um problema muito grande, até que isso se transforme em um passivo trabalhista.

Mas, o que é um passivo trabalhista, afinal?

De forma bem simples, o passivo trabalhista é a soma de todas as dívidas que um empregador tem com seus empregados.

Essas dívidas que compõem o passivo trabalhista são causadas pelo descumprimento das obrigações trabalhistas previstas em lei.

De forma geral, a maior parte do passivo trabalhista está relacionado a férias, horas extras, verbas rescisórias e registro de funcionários.

O que eu posso fazer para evitar o passivo trabalhista?

A resposta parece simples: cumprir com a legislação trabalhista.

Mas, eu sei que isso não é fácil. A legislação trabalhista é extensa e torna a contratação e a demissão de funcionários um processo extenso e custoso.

Contudo, dependendo do seu modelo de negócios, não há escapatória.

As verbas trabalhistas são devidas. A diferença é se o empregador vai pagá-las no momento certo, ou após uma condenação trabalhista, acrescida de multa, correção monetária e honorários de advogado.

A seguir, eu vou te mostrar algumas mudanças simples que podem ser feitas para evitar que atitudes do dia a dia se tornem uma dívida de milhares de reais.

Registre seus funcionários

A “pejotização”, ou até mesmo a contratação de funcionários enquanto pessoas físicas por meio de um contrato de prestação de serviços é um fenômeno cada vez mais comum, mas se atente nas informações baixo para reduzir o passivo trabalhista.

E eu entendo. Contratar um funcionário pela CLT é caro e demorado.

Mas, se o funcionário PJ ou pessoa física não registrado cumprir os requisitos que caracterizam o vínculo empregatício, a Justiça do Trabalho poderá determinar que todas as verbas trabalhistas sejam pagas de forma retroativa, com juros e multa.

Os requisitos para caracterizar o vínculo empregatício são:

I) Subordinação: o funcionário subordinado é aquele que está submetido às ordens do empregador, que determina o modo, forma, tempo e lugar como o funcionário realizará suas atividades.

II) Habitualidade: este requisito se verifica quando há uma continuidade na prestação do serviço. Um eletricista que você contrata para arrumar a fiação da sua empresa somente faz um serviço pontual e vai embora. O funcionário que está todo dia, ou toda semana, prestando serviços, o faz de forma habitual.

III) Pessoalidade: novamente, o exemplo do eletricista. Se o eletricista que você contratou não pôde realizar o serviço, ele pode mandar outro em seu lugar, ou você pode chamar outro, sem prejuízo do serviço. O funcionário é aquela pessoa física que não pode ser substituída, não pode mandar um substituto para fazer o serviço.

IV) Onerosidade: o requisito mais simples, o funcionário recebe pelo serviço. Não há caracterização de emprego em serviços voluntários ou gratuitos, por exemplo.

Portanto, se seus colaboradores cumprem a esses requisitos, e não estão devidamente registrados, isso pode gerar um grande passivo trabalhista.

Isso porque, se o vínculo empregatício for reconhecido em juízo, será determinado que o empregador pague todos os encargos e verbas trabalhistas dos últimos cinco anos de trabalho daquele funcionário.

Assim, a melhor forma de evitar complicações futuras decorrentes de processos trabalhistas é com o registro de seus funcionários, e o pagamento de todas as verbas trabalhistas.

Tenha um bom controle de jornada

É muito comum que, em processos trabalhistas, o funcionário alegue que, regularmente, trabalhava além do horário normal de expediente, e/ou que não tinha o horário completo de intervalo intrajornada.

Se o empregador não possuir os meios de comprovar que o empregado não fazia horas extras como alega, ou que, se fazia, que estas foram pagas, pode ser condenado ao pagamento de horas extras acrescidas de até 80% do valor normal da hora.

Portanto, um controle de ponto eficiente, claro e auditável é uma ferramenta fundamental para evitar passivos trabalhistas.

Além disso, o controle de ponto pode até mesmo ser um desincentivo aos processos trabalhistas.

Afinal, seus ex-funcionários provavelmente não entrarão na justiça demandando horas extras se souberem que você tem como provar que tais horas não foram trabalhadas, ou já foram pagas.

Guarde bem os documentos

Holerites, contratos de trabalho, comprovantes de pagamento e de depósito. Todos esses documentos devem ser mantidos em um lugar seguro e de forma organizada, para que você seja capaz de prestar contas de toda a sua relação com seus funcionários.

Além desses documentos conterem dados pessoais dos seus funcionários, o que exige um tratamento cuidadoso, em razão da LGPD, eles certamente serão úteis para provar a regularidade da relação do empregado com a empresa.

Por isso, o ideal é que os originais sejam mantidos em um lugar seguro e organizado, e que também sejam mantidas cópias digitalizadas na nuvem ou em um HD externo, para ainda mais proteção.

Se organize para dar férias

Todo empregado adquire, após 12 meses de trabalho, 30 dias de férias remuneradas. As férias podem ser fracionadas em três períodos, um de não menos de 14 dias e dois de não menos de cinco dias.

As férias não podem se iniciar dois dias antes de feriado ou repouso semanal, e o empregador pode formular a escala de férias de seus empregados, desde que os comunique com, ao menos, 30 dias de antecedência, por escrito, mediante recibo.

A Reforma Trabalhista de 2017 flexibilizou a norma referente às férias, permitindo o fracionamento. Com isso, ficou mais simples para o empregador formular a escala de férias de seus empregados, sem prejuízo do negócio.

Por isso, é fundamental que a empresa tenha uma escala de férias e garanta que seus funcionários estão usufruindo delas devidamente, sem atrasos, pois isto também pode engordar o seu passivo trabalhista e nosso objetivo é reduzir o passivo trabalhista.

Cuidado com a rescisão!

Outra fonte de passivo trabalhista muito comum é o procedimento indevido na rescisão de contrato de trabalho, deixando valores não pagos pelo caminho, que poderão ser cobrados de você depois.

Ao demitir um funcionário, a empresa terá de lhe pagar diversas verbas rescisórias, dentre as quais se incluem:

I) aviso prévio indenizado;

II) saldo de salário;

III) horas extras, que eventualmente não foram pagas;

IV) férias proporcionais, acrescidas de ⅓;

V) 13º salário proporcional;

VI) saldo de banco de horas não compensado, se houver;

VII) FGTS rescisório e multa de 40% sobre o saldo do FGTS.

Sim, é pesado. Eu sei. No Brasil, demitir um funcionário é tão custoso quanto, se não for mais, do que mantê-lo. Mas não há escapatória.

É sempre melhor pagar a rescisão devida, com todas as verbas em sua integralidade, do que esperar para ter de pagá-la como fruto de uma condenação trabalhista.

Boas práticas te protegem de problemas futuros: reduzir o passivo trabalhista

Nem tudo são más notícias. A Reforma Trabalhista de 2017 flexibilizou alguns pontos da relação de trabalho, e tornou mais difícil para que empregados possam entrar com reclamatórias trabalhistas infundadas.

Contudo, a flexibilização não exime o empregador de um bom compliance trabalhista para evitar problemas futuros. Afinal, tudo o que eu te expliquei neste texto ainda é válido.

Por isso, o crescimento e a saúde de qualquer negócio dependem de um passivo trabalhista controlado, e a melhor forma de lidar com o passivo trabalhista é evitar que ele exista.

Com as dicas desse texto, você pode revisar a sua relação com seus funcionários, e decidir se é melhor resolver o problema, ou esperar que ele caia em suas mãos.

Se precisar de ajuda, contate nosso time.